Política de privacidad de los empleados de California

Fecha de entrada en vigor: 31 de diciembre de 2022

Quinn Group Inc. ("Quinn", "nosotros", "nuestro" o "nos") respeta la privacidad de la información personal de nuestros empleados.

De conformidad con la Ley de Privacidad del Consumidor de California, modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 ("CCPA", por sus siglas en inglés), estamos obligados a proporcionar a los empleados de California una política de privacidad que contenga una descripción completa de nuestras prácticas en línea y fuera de línea con respecto a nuestra recopilación, uso, venta, intercambio y retención de su información personal, así como una descripción de los derechos que tienen con respecto a su información personal. Esta política de privacidad proporciona la información que exige la CCPA, así como otros datos útiles sobre nuestra recogida y uso de información personal.

Revise atentamente esta Política de Privacidad. De vez en cuando, podemos cambiar esta Política de Privacidad. Si lo hacemos, publicaremos una versión modificada en nuestra intranet. También puede recibir una copia poniéndose en contacto con nosotros como se describe en la sección "Cómo ponerse en contacto con nosotros"más abajo.

Esta Política de Privacidad cubre los siguientes temas:

1. Ámbito de aplicación de la política de privacidad
2. Aviso en la recogida de datos personales
3. Divulgación de información personal
4. Conservación de datos personales
5. Sus derechos
6. Cómo presentar una solicitud de información, supresión o corrección
7. Nuestro proceso de verificación de una solicitud de información, supresión o corrección
8. Otras políticas pertinentes, incluido el control
9. Accesibilidad
10. Cómo contactar con nosotros

1. Ámbito de aplicación de la política de privacidad

Cuándo se aplica esta política

La presente política de privacidad está destinada exclusivamente a los empleados actuales y anteriores de California y es aplicable únicamente a ellos. En su caso, también se aplica a los solicitantes de empleo, becarios, trabajadores de agencias, contratistas, consultores, directores y otras personas cuya información recopilamos en relación con la prestación de empleo. Para facilitar la consulta, esta Política de Privacidad se refiere generalmente a los datos de los empleados, pero esto no indica en modo alguno que un individuo sea nuestro empleado.

Cuándo no se aplica esta política

Esta Política de Privacidad no se aplica a personas que no residan en California. 

Esta política de privacidad tampoco se aplica a la recopilación y el uso de su información personal en calidad de consumidor o de empresa a empresa. Para más información sobre la recogida y el uso de sus datos personales en ese contexto, incluido el tratamiento de las señales de preferencia de exclusión, consulte nuestra política de privacidad en línea en la dirección siguiente www.quinncompany.com.

2. Aviso en el momento de la recogida de datos personales

Información personal que recopilamos

La CCPA define la "información personal" como aquella que identifica, se refiere, describe, es razonablemente susceptible de ser asociada o podría razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con un residente u hogar de California en particular. La información personal no incluye la información públicamente disponible, desidentificada o agregada, ni la información veraz obtenida legalmente que sea de interés público. A efectos de esta Política de Privacidad, nos referiremos a esta información como "Información Personal".

A continuación se indican las categorías de Datos Personales que recopilamos actualmente y que, en los 12 meses anteriores a la Fecha de Entrada en Vigor de la presente Política de Privacidad, hemos recopilado de empleados anteriores, actuales y potenciales. Tenga en cuenta que la información personal que recopilamos depende de su cargo, de su relación con nosotros, de la información que decida proporcionarnos y de la información que estamos obligados a recopilar. No todos los datos personales enumerados a continuación se recopilan de todos los empleados anteriores, actuales y potenciales.

• Identificadores (nombre, alias, nombre de cuenta, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de la Seguridad Social, número del carné de conducir, otros tipos de números de tarjetas de identificación estatales, como los carnés de identidad de California, número de pasaporte, dirección de protocolo de Internet, identificadores en línea).
• Identificadores personales únicos (cookies, balizas, etiquetas de píxel, identificadores de anuncios móviles u otra tecnología similar; número de empleado, seudónimo único o alias de usuario; números de teléfono u otras formas de identificadores persistentes o probabilísticos que puedan utilizarse para identificar a un empleado o dispositivo concreto).
• Firma
• Números de teléfono
• Características físicas o descripción
• Dirección de pago Zelle (si es necesario para el reembolso de gastos)
• Número de tarjeta de crédito de la empresa
• Información sobre la actividad en Internet u otras redes electrónicas (historial de navegación, historial de búsqueda e información relativa a la interacción de una persona con un sitio web, una aplicación o un anuncio).
• Número de póliza de seguro o número de identificación del abonado
• Cualquier identificador único utilizado por la aseguradora sanitaria para identificar al empleado
• Cualquier información contenida en la solicitud y el historial de reclamaciones de una persona, incluidos los registros de apelaciones, si la información está vinculada o es razonablemente vinculable a una persona u hogar, incluso a través de un dispositivo, por empresa o proveedor de servicios.
• Información sobre educación
• Información profesional o relacionada con el empleo (incluido el historial laboral)
• Información biométrica (huella dactilar)
• Características de clasificaciones protegidas en virtud de la legislación de California o federal (raza; color; sexo/género (incluidos embarazo, parto, lactancia y/o afecciones médicas relacionadas); orientación sexual o vida sexual; identidad/expresión de género; edad (a partir de 40 años); religión (incluidas prácticas religiosas de vestimenta y aseo personal); origen nacional o étnico; ascendencia; afiliación sindical; discapacidad (mental y física, incluidos VIH/SIDA, cáncer y características genéticas); ciudadanía o estatus migratorio; información genética; estado civil; estado de salud (características genéticas, cáncer o antecedentes de cáncer); condición de militar o veterano; afiliaciones o actividades políticas; condición de víctima de violencia doméstica, agresión o acoso; solicitudes de excedencia por cuidados familiares, por enfermedad grave del propio empleado o por incapacidad por embarazo; y represalias por denunciar abusos a pacientes en instituciones financiadas con impuestos).
• Información de vídeo (imágenes de vídeo de circuito cerrado de televisión)
• Información sonora, electrónica, visual, térmica, olfativa o similar vinculada o razonablemente vinculable a un empleado.
• El contenido del correo, correo electrónico y mensajes de texto de un empleado, a menos que seamos el destinatario de la comunicación.

Fuentes de información personal

Recopilamos Datos Personales directamente de usted (residente en California) y de reclutadores; empresas de selección de personal; referencias; antiguos empleadores; instituciones educativas; proveedores en línea (por ejemplo, a través de LinkedIn y proveedores similares); entidades gubernamentales; otros empleados; socios comerciales; proveedores de nóminas; proveedores de prestaciones; proveedores médicos; verificaciones de antecedentes; gestores de reclamaciones; proveedores de autenticación e inicio de sesión único; sistemas operativos, plataformas o software; redes sociales. No recopilamos todas las categorías de Datos Personales de todas las fuentes.

Finalidad de la recogida

En la actualidad recogemos y hemos recogido las categorías de Datos Personales anteriormente mencionadas para todos los fines de la prestación de empleo, incluidos para:

• Procesar las nóminas;
• Habilitar servicios de contratación;
• Pedirle que rellene solicitudes y formularios relacionados con su empleo o posible empleo;
• Considerarle para un posible empleo;
• Realizar comprobaciones de antecedentes y pruebas de detección de drogas;
• Verifique su capacidad para trabajar en este país;
• Identificarte como veterano;
• Llevar a cabo iniciativas de diversidad e inclusión, incluidos el análisis, el desarrollo y el despliegue de datos;
• Realizar auditorías de empresa;
• Solicitarle que acepte determinadas políticas de la empresa;
• Administrar nuestro programa de bienestar;
• Administrar y mantener las prestaciones, incluido el seguro médico colectivo, las cuentas de jubilación, la retribución de los empleados y las bajas laborales;
• Ponerse en contacto con personas en caso de emergencia;
• Controle el tiempo y la asistencia en el trabajo;
• Gestionar las reclamaciones de indemnización de los trabajadores;
• Gestione su rendimiento laboral;
• Organizar viajes de negocios;
• Investigar y gestionar las acciones disciplinarias o el despido;
• Establecer los requisitos de formación y/o desarrollo;
• Detectar equipos perdidos o robados, fraudes u otros tipos de irregularidades;
• Conceda y controle su acceso a instalaciones y archivos seguros de la empresa;
• Participar en transacciones corporativas que requieran la revisión de registros e información de los empleados, como para evaluar posibles fusiones y adquisiciones;
• Revise el tráfico web y los eventos, controle los ataques de virus y el contenido web, y determine el consumo de ancho de banda;
• Mantener las pólizas y coberturas de los seguros comerciales, incluidos los de indemnización de los trabajadores y otros seguros de responsabilidad civil;
• Mantener licencias comerciales para aplicaciones y plataformas empresariales;
• Prevenir la propagación de enfermedades y administrar programas durante una pandemia (por ejemplo, COVID-19);
• Realizar el seguimiento y la vigilancia de las llamadas (por ejemplo, CCTV); 
• Cumplir la legislación federal y estatal; 
• Hacer valer nuestros derechos legales; y
• Llevar a cabo otros fines empresariales legítimos razonablemente necesarios para nuestras operaciones cotidianas, como la contabilidad, la elaboración de informes financieros y la planificación empresarial.

También utilizamos sus Datos Personales para los fines descritos en nuestro Manual del Empleado.

3. Divulgación de información personal

La siguiente tabla identifica las categorías de Datos Personales que hemos revelado con fines comerciales en los 12 meses anteriores a la Fecha de Entrada en Vigor de la presente Política de Privacidad y, para cada categoría, las categorías de destinatarios a los que hemos revelado Datos Personales.

Divulgamos Información Personal a las categorías de destinatarios arriba mencionadas para todos los fines empresariales o comerciales identificados en el punto anterior "Fines de la recogida"más arriba.

No hemos vendido ni compartido Información Personal en los doce (12) meses anteriores a la Fecha de Entrada en Vigor de esta Política de Privacidad. No recopilamos, vendemos ni compartimos conscientemente la información personal de personas menores de 16 años. No utilizamos Datos Personales Sensibles para fines distintos de los permitidos por la CCPA y sus reglamentos.

4. Conservación de datos personales

Conservamos sus Datos Personales durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que los recopilamos, como prestarle los servicios que ha solicitado, y con el fin de satisfacer cualquier requisito legal, contable, contractual o de información que nos sea aplicable. Póngase en contacto con nosotros como se describe en la sección "Cómo ponerse en contacto con nosotros"para obtener más información sobre nuestro programa de conservación de datos de empleados.

5. Sus derechos

Si usted es un empleado de California, tiene los siguientes derechos con respecto a su información personal:

1. El derecho a saber qué Datos Personales hemos recopilado sobre usted, incluidas las categorías de Datos Personales, las categorías de fuentes de las que hemos recopilado Datos Personales, el propósito empresarial o comercial de recopilar, vender o compartir Datos Personales (si procede), las categorías de terceros a los que revelamos Datos Personales (si procede) y los datos concretos de Datos Personales que hemos recopilado sobre usted;
2. Derecho a eliminar los Datos Personales que hayamos recogido de usted, salvo determinadas excepciones;
3. Derecho a corregir los Datos Personales inexactos que conservemos sobre usted;
4. Si vendemos o compartimos Información Personal, el derecho a optar por no participar en la venta o el intercambio;
5. Si utilizamos o divulgamos datos personales sensibles para fines distintos de los permitidos por la CCPA y su normativa, el derecho a limitar nuestro uso o divulgación; y
6. El derecho a no recibir un trato discriminatorio por nuestra parte por el ejercicio de los derechos de privacidad conferidos por la CCPA. 

6. Cómo presentar una solicitud de información, supresión o corrección

Puede presentar una solicitud para conocer, eliminar y/o corregir enviándonos un correo electrónico a rperez@quinngroup.net o llamándonos al 562-463-6098.

Si presenta una solicitud en nombre de un empleado de California, hágalo a través de uno de los métodos indicados anteriormente. Después de enviar la solicitud, le pediremos información adicional para verificar su autoridad para actuar en nombre del empleado de California.

Además de los derechos de la CCPA mencionados anteriormente, la legislación de California otorga a los empleados actuales y antiguos el derecho a solicitar determinada información relacionada con su empleo, como el derecho a acceder a su expediente personal y a sus registros de nóminas. Dado que estas solicitudes se rigen por leyes que contienen requisitos diferentes a los de la CCPA, gestionamos dichas solicitudes por separado de las de la CCPA. Si desea realizar una solicitud de este tipo, envíenos un correo electrónico a rperez@quinngroup.net o llámenos al 562-463-6098.

Si desea actualizar su información personal, por ejemplo para notificarnos un cambio de nombre o dirección, o si tiene alguna pregunta sobre su empleo, envíenos un correo electrónico a rperez@quinngroup.net o llámenos al 562-463-6098.

7. Nuestro proceso de verificación de una solicitud de información, supresión o corrección

Atenderemos su solicitud previa comprobación de su identidad y, en la medida en que proceda, de la identidad del empleado de California en cuyo nombre realiza dicha solicitud.

Verificaremos su identidad con un "grado razonable de certeza" o con un "grado razonablemente alto de certeza" en función de la sensibilidad de los Datos Personales y del riesgo de que se vea perjudicado por su divulgación, supresión o corrección no autorizadas, según proceda. 

Para las solicitudes de acceso a categorías de Información Personal y para las solicitudes de supresión o corrección de Información Personal que no sea sensible y no plantee un riesgo de daño por supresión o corrección no autorizada, verificaremos su identidad con un "grado razonable de certeza" verificando al menos dos puntos de datos que nos haya proporcionado previamente y que hayamos determinado que son fiables a efectos de verificar identidades.

En el caso de las solicitudes de acceso a datos personales específicos o de las solicitudes de supresión o corrección de datos personales que sean delicados y planteen un riesgo de perjuicio por su supresión o corrección no autorizada, comprobaremos su identidad con un "grado de certeza razonablemente elevado" verificando al menos tres datos personales que nos haya facilitado previamente y que hayamos considerado fiables a efectos de verificación de identidades. Además, se le pedirá que presente una declaración firmada bajo pena de perjurio en la que afirme que usted es la persona cuya Información Personal se solicita.

8. Otras políticas pertinentes, incluido el control

Cuando le contratamos, le proporcionamos otras políticas y procedimientos que rigen su uso de nuestras oficinas, redes, ordenadores y otros dispositivos. Tenemos derecho a supervisar su uso de nuestras oficinas y recursos electrónicos de conformidad con dichas políticas y procedimientos. 

Para más información, lea nuestro Manual del empleado. Puede encontrar copias del Manual del Empleado en https://ew21.ultipro.com/default.aspx o poniéndose en contacto con Rocío Pérez (rperez@quinngroup.net).

9. Accesibilidad

Nos comprometemos a garantizar que esta Política de Privacidad sea accesible a las personas con discapacidad. Si desea acceder a esta Política de privacidad en un formato alternativo, póngase en contacto con nosotros en el 562-463-6098 o por correo electrónico en la dirección rperez@quinngroup.net.

10. Cómo ponerse en contacto con nosotros

Si tiene alguna pregunta o duda sobre nuestras políticas o prácticas de privacidad, póngase en contacto con Michelle Locke en michelle.locke@quinngroup.net o en el 562-463-4060.